Prosjektleder for DOKUPRAX, Kristin Asdal og kollega Hilde Reinertsen ledet workshopen. De presenterte en praksisorientert tilnærming til dokumentanalyse og delte konkrete eksempler på hvordan denne metoden kan benyttes i håndteringen av ulike typer dokumenter.
Forventningene til workshopen fra deltakerne handlet om å få faglig påfyll og lære mer om hvordan vi kan forbedre vårt dokumentarbeid, samt å oppnå ny innsikt i hvordan man kan tenke på dokumenter, slik at man gjør dem til noe levende og relevant. Målet med workshopen var å høyne kvaliteten på dokumentarbeidet intern, slik at man blir bedre til å forstå innholdet i dokumentene.
Dokumenter er overalt
– Praksisorientert dokumentanalyse og de 6 metodegrepene er relevante for oss i Helsetilsynet nettopp fordi «dokumenter er overalt» og vi jobber med, for og gjennom dokumenter i så å si alt vi gjør. Vi har fått et begrepsapparat som vi kommer til å bruke videre i vårt dokumentarbeid sa avdelingsdirektør i Helsetilsynet Siri Bækkevold.
Deltakerne diskuterte hvordan forvaltningen håndterer dokumenter i sin daglige praksis. Begrepet «makt» ble gjenstand for diskusjon, spesielt i forhold til hvordan håndtering av dokumenter kan ses som en form for maktutøvelse. Makt kan faktisk ha positive aspekter; den kan brukes til å skape endringer, påvirke og fremme gode resultater. Dette vil i sin tur bidra til at tjenestene vi tilbyr blir betydelig bedre.
Et annet sentralt tema som ble diskutert, er at samspillet mellom dokumentarbeid og praksis er avgjørende. Dokumentarbeid er en integrert del av det som gjøres i praksis. I tillegg omfatter dokumentanalyse mer enn bare teksten; den inkluderer også dokumenter som fysiske objekter. Ved å ta dette perspektivet i betraktning, utvider vi vår forståelse av dokumenter utover det rent tekstlige innholdet.
Dokumentkultur og verktøy i Helsetilsynets arbeid
Under workshopen presenterte deltakerne ulike dokumenttyper som Helsetilsynet jobber med, samt en rekke verktøy som ofte benyttes i utformingen av dokumentene. Blant de nevnte eksemplene var lovverk, høringssvar, innsynsbegjæringer, maler, håndbøker med illustrative eksempler, faglige retningslinjer og AI-tjenester. Andre ting som ble diskutert var hvordan tilsynet jobber med dokumenter, hva som kreves av ulike dokumenter, og hvordan de ulike dokumentene forlytter seg. Det ble understreket at dokumentforståelse er en sentral faktor både i dokumentarbeidet og i den offentlige forvaltningens virksomhet.
På spørsmål om hva hun tar med seg fra workshopen i sitt daglige arbeid svarte Bækkevold at «fra workshopen var det særlig spennende å diskutere hva som er vår «dokument-kultur» og hvordan dokumentene fungerer som verktøy, med ulike formål, etter hvert som de beveger seg til ulike steder».