Valg av instituttleder, nestleder og instituttstyre

Valgene skal som hovedregel gjennomføres som elektroniske valg, dersom det foreligger flere kandidater å velge mellom. Studentene er den eneste gruppen som kan få gjennomføre valget i et valgmøte. Valg til råd og utvalg innen instituttet kan imidlertid skje i valgmøter. Mal for protokoll fra valgmøte viser gangen i gjennomføringene ved denne valgformen.

Sentrale dokumenter:

• Instituttets eget administrasjons- eller styringsreglement (Adminstrasjonsreglementet)
• Valgreglement for Universitetet i Oslo
• UiOs ressursside om å arrangere valg

Forarbeid på instituttet – vedtak i instituttstyret

Det er naturlig å starte med hva eget reglement sier om de som skal velges, hvem de er og hvilke oppgaver de skal ha. Instituttstyret kan eller må ta følgende avgjørelser, i god tid:

1. Om valg av instituttleder og nestleder/stedfortreder:  Dersom styret ønsker at det skal skje samlet trenger de ikke gjøre noe. Men om styret ønsker at instituttleder selv utpeker nestleder (se § 25 i Valg av ledere), så må instituttstyret vedta det.
2. Instituttstyret fremmer et forslag overfor fakultetet til valgkomité som har den sammensetning som står i Valg av ledere (se § 2-3): To vitenskapelig (faste eller midlertidige) ansatte, en teknisk-administrativt ansatt, og en student.  
   Etter Valg av ledere skal fakultetsstyret foreta selve oppnevningen. Dersom dette vil gi en uheldig forsinkelse av valgstyrets oppgaver, og det antar vi at forsinkelsen vil gjøre, så vil dekanen ta denne avgjørelsen på fullmakt.
3. Instituttstyret oppnevner et valgstyret etter gjeldende regler, se Valgreglementet § 3. I dette valgstyret skal de midlertidig vitenskapelig ansatte ha en egen representant. Instituttledelsen bør også peke ut en sekretær/andre støttepersoner for valgstyret og valgkomiteen som bistår administrativt.
4. I instituttenes administrasjonsreglement står det at valget til instituttstyret innen de enkelte gruppene (stemmerettskategoriene) kan skje som urnevalg eller postvalg. Det siste er i praksis hovedregelen om elektronisk valg. Med unntak for studentene gir reglementet ingen åpning for å gjennomføre valg i valgmøter. De to mulighetene til å unngå et mer omfattende elektronisk valg er:
   - Instituttstyret vedtar at gruppe(r) kan holde urnevalg – om det anses enklere.
   - Det foretas et forenklet valg fordi det bare er kommet inn forslag på antall kandidater og vara som stemmer helt med det antall som skal velges. Det sittende instituttstyret godkjenner eller underkjenner da valget med simpelt flertall (§ 13-10, punkt 1 og 2 i Valg av ledere).

Arbeidet i valgkomiteen

Valgkomiteens skal sørge for at det stiller egnete kandidater til vervet som instituttleder og nestleder,  og dessuten at "stillingsbeskrivelsene" er kjent for potensielle kandidater og velgerne, og for presentasjoner av kandidatene. (UiOs Normalreglement for institutter og ev. eget administrasjonsreglement har beskrivelser av instituttleders oppgaver som kan nyttes som "stillingsbeskrivelser".) 
Komiteen har ingen rolle i valg av for eksempel vitenskapelig tilsatte til instituttstyret (det må gruppene selv ordne), eller i selve gjennomføringen av valget av instituttlederen. Men det er naturlig at valgkomiteen samarbeider med valgstyret om tidsplanen for gjennomføringen av valgene. Valgkomiteen kan også ta ansvaret for å sende ut e-post til valgkretsen og be om å få forslag til kandidater til instituttleder og nestleder.

Valgkomiteen må finne en balanse mellom den demokratiske prosessen der velgere foreslår kandidater og valgkomiteens presentasjon av kandidater komiteen synes er mest egnet. Dersom komiteen har foreslått noen men ikke alle kandidatene, er det naturlig at valgstyret overtar oppgaven med eventuelt å presentere kandidatene i møter el.l. 
Ved forberedelsen til dekanvalget i 2011 ved fakultetet var tidsplanen slik at velgerne fikk nesten en måneds frist til å fremme forslag før valgkomiteen startet sitt arbeid.  Valgkomiteen kunne her enten si at her var det kommet inn et eller flere gode forslag (intet å tilføye), supplere dersom de synes valgmulighetene var for få, eller finne egnet kandidat dersom det ikke er kommet inn noen forslag.

Dersom det foreligger flere forslag til instituttleder/nestleder, så skal det etter reglementet holdes elektronisk valg i oktober-november for alle gruppene under ett, og med denne vektingen av stemmerettsgruppene: De vitenskapelige 53 %, teknisk-administrative 22 % og studentene 25 %.
Dersom det bare fremmes ett forslag på instiuttleder/nestleder, skal valget godkjennes i det sittende instituttstyret som beskrevet sist i punkt 4 foran.

Valgstyrets oppgaver

Valgstyrets første oppgave er å lage en plan for gjennomføringen av de to valgene til hhv instituttledelse (se § 13-2 i Valg av ledere) og til nytt instituttstyre. Det første bør som nevnt gjøres i samråd med valgkomiteen. Det er naturlig å starte bakfra, med å bestemme/foreslå en periode for det elektroniske valget. Etter Valgreglementets § 29 skal instituttstyrevalget skje i oktober eller november. Det er ikke bestemt når instituttledervalget skal skje, men det heter i reglementet for valg av ledere at dekanen fastsetter og kunngjør en valgperiode. Denne avgjørelsen har dekanen delegert til instituttene, men slik at valget må skje på høsten, helst før valget av instituttstyret, og at valgperioden må være minst en uke, inklusive eventuell mulighet til å forhåndsstemme.

Ressurssiden "Arrangere valg" beskriver valgstyrets oppgaver før og etter valget. Etter at valgperioden på høsten er avgjort, bestiller (sekretæren for) valgstyret elektronisk valg og manntallslister, og de andre oppgavene listet opp i denne informasjonen. Eventuelt med det unntaket nevnt foran at det er valgkomiteen som ber om å få forslag på kandidater til instituttleder/nestleder.)

For å gardere seg må valgstyret bestille elektronisk valg for instituttleder/nestleder, og for hver av stemmerettsgruppene/valgkretsene i instituttstyret, med et mulig unntak for studentene.  Vi antar at valgene til instituttstyret kan skje via samme elektroniske hovedskjema, også fordi disse valgene bør skje samtidig. Valgstyret bør få bistand fra representanter for de ulike gruppene, for eksempel de som sitter i instituttstyret, for å få en hensiktsmessig informasjon til potensielle kandidater, og avklare mulighetene for forenklet valg. Dersom det skal velges flere kandidater eller flere vara fra en gruppe, bør gruppen gjøres oppmerksom på gjeldende kjønnskvoteringsregler.

De elektroniske valgene følger fremgangsmåten i reglementene for preferansevalg for en eller flere representanter.

Forslag til tidsplan: