CompAS Comparativ Adviser Survey

Information to survey participants

Here you will find information about why and how the joint data controllers process your personal data.

1. Who is the data controller?

The data controllers are joint data controllers for the processing of your personal data. For a full list of data controllers please contact Prof. Kristoffer Kolltveit, University of Oslo, kristoffer.kolltveit@stv.uio.no.

Data protection officers (DPOs) monitor compliance with data protection guidelines and legislation. For a list of DPOs at the various participating universities, see below. 

2. What is personal data?

Personal data is any information that directly or indirectly can be attributed to you. This can, for example be your name, your age, but it can also be a lot of information that, when linked to other information, tells something about you, for example your address combined with information from a public register.

3. Why do we process personal data about you?

As universities we have an obligation to conduct research. In order to conduct research, we often need to process personal data. In the research project ‘’The Comparative Political Advisers Survey (COMPAS)’’, we process personal data to send out surveys to political advisers across the globe to investigate their role in and perceptions of relationship between political and administrative actors in executive governments.

4. What information do we process about you?

We will process the following categories of personal data about you: your name and email address, information of your most recent employment as political adviser (last calendar year you served as adviser and name of ministry), years working as an adviser; educational background, gender, and employment after serving as political adviser.

We collect the information from public available information, from our personal networks etc. and from you via the survey

5. What is the legal basis for processing your personal data?

The processing of personal data requires that there is a legal basis for the processing in the data protection rules or other legislation. We process your personal data on the basis of Article 6(1)(e) of the General Data Protection Regulation

6. How long do we process your personal data?

Your name and e-mail address will be deleted as soon at the survey ends. The personal information we collect as your survey responses will be anonymized immediately after you send your responses, that is when you end the survey. The anonymization of the responses to the survey mean that we as researchers in this project are not able to identify you after you send your responses. After anonymization, the data will be stored at the University of Oslo and shared among all parties of the joint data controllership. At present, it is not possible to say for how long the parties of the joint data controllership will process your personal data collected as your survey responses, as this depends on the purpose of the research project and the rules on storage according to responsible research practice.

When assessing how long it is necessary to process your personal data, we take into account, among other things: achieving the research purpose, disseminating the research results and being able to account for the accuracy of the research findings for a period after the research has been completed (e.g. according to the rules on responsible research practice or according to law).

7. Who do we share your information with?

We must provide you with information about who we share your personal data with.

We do not share your name and e-mail addresses with other joint data controllers. The survey responses are sent from the University of Oslo to the other parties of the joint data controllership.

8. What are your rights?

According to the General Data Protection Regulation, you have a number of rights when we process your personal data. Your rights are limited when the processing is carried out for research purposes. Therefore, you can read below what rights you have in connection with the processing of your personal data in research.

Rights in research

• You have the right to have your data erased if the erasure of your data does not make it impossible or seriously impede the achievement of the research purpose.

• In the event that we erase your personal data, we are obliged to notify any recipients of your personal data of the deletion, unless this proves impossible or is disproportionately difficult.

You can assert your rights by contacting Prof. Kristoffer Kolltveit, University of Oslo, kristoffer.kolltveit@stv.uio.no.

9. How can you complain?

The processing of your personal data and your trust are important to us. Therefore, we hope that you will contact us if you have any questions or are unhappy with the way we process your information.

If you nevertheless wish to complain about our processing of your personal data, you can contact the supervisory authority in Denmark:

Danish Data Protection Agency (Datatilsynet)

Carl Jacobsens Vej 35

DK-2500 Valby

List of Data protection officers (DPOs)

Australia, Australian National University: privacy@anu.edu.au

Denmark, Aarhus University: AU´s DPO-kontaktordning

Germany, Datenschutzbeauftragte für den Geschäftsbereich BMVg: DSBGBBMVg@bmvg.bund.de

Italy, LUMSA: dpo.lumsa@dpoprofessionalservice.it

Netherlands, Utrecht University: f.bohl@uu.nl 

Norway, University of Oslo: personvernombud@uio.no 

Informazioni per i partecipanti al sondaggio

Qui troverete informazioni sulle motivazioni e sulle modalità dell’elaborazione dei vostri dati personali da parte dei contitolari del trattamento.

1. Chi è il titolare del trattamento?

I titolari del trattamento sono contitolari del trattamento dei vostri dati personali. Per un elenco completo dei titolari del trattamento, si prega di contattare il Prof. Kristoffer Kolltveit, Università di Oslo, kristoffer.kolltveit@stv.uio.no.

I responsabili della protezione dei dati (DPO) monitorano il rispetto delle linee guida e della legislazione in materia di protezione dei dati. Per un elenco dei DPO delle diverse università partecipanti, consultare la sezione seguente.

2. Cosa sono i dati personali?

Per dati personali si intende qualsiasi informazione che può essere attribuita direttamente o indirettamente a voi. Ad esempio, il vostro nome, la vostra età, ma anche molte informazioni che, se collegate ad altre informazioni, forniscono dettagli su di voi, ad esempio il vostro indirizzo combinato con le informazioni provenienti da un registro pubblico.

3. Perché trattiamo i vostri dati personali?

In quanto università, abbiamo l'obbligo di svolgere attività di ricerca. Per condurre la ricerca, spesso è necessario trattare dati personali. Nel progetto di ricerca "The Comparative Political Advisers Survey (COMPAS)", trattiamo dati personali per inviare questionari a consulenti politici di tutto il mondo al fine di indagare il loro ruolo e la loro percezione del rapporto tra attori politici e amministrativi nei governi.

4. Quali informazioni su di voi trattiamo?

Tratteremo le seguenti categorie di dati personali che vi riguardano: nome e indirizzo email, informazioni sul vostro impiego più recente come advisor politici (ultimo anno solare in cui avete svolto l'incarico e nome del ministero), anni di esperienza come advisor; formazione, genere e impiego successivo all'incarico di advisor politico.

Raccogliamo le informazioni da fonti pubbliche, dalle nostre reti personali, ecc., nonché direttamente da voi tramite il questionario.

5. Qual è la base giuridica per il trattamento dei vostri dati personali?

Il trattamento dei dati personali richiede una base giuridica, ovvero una normativa sulla protezione dei dati o altre disposizioni di legge. Trattiamo i vostri dati personali sulla base dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera e) del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) (Regolamento UE 2016/679).

6. Per quanto tempo trattiamo i vostri dati personali?

Il vostro nome e indirizzo e-mail verranno cancellati al termine del sondaggio. Le informazioni personali raccolte tramite le vostre risposte al sondaggio verranno anonimizzate immediatamente dopo l'invio delle risposte, ovvero al termine del sondaggio. L'anonimizzazione delle risposte al sondaggio significa che noi, in qualità di ricercatori di questo progetto, non siamo in grado di identificarvi dopo l'invio delle risposte. Dopo l'anonimizzazione, i dati verranno conservati presso l'Università di Oslo e condivisi tra tutte le parti contitolari del trattamento. Al momento, non è possibile stabilire per quanto tempo le parti contitolari del trattamento conserveranno i vostri dati personali raccolti tramite le risposte al sondaggio, poiché ciò dipende dalla finalità del progetto di ricerca e dalle norme di conservazione previste dalle migliori pratiche di ricerca.

Nel valutare per quanto tempo è necessario trattare i vostri dati personali, teniamo conto, tra le altre cose, del raggiungimento dello scopo della ricerca, della diffusione dei risultati e della possibilità di dimostrare l'accuratezza dei risultati per un periodo successivo al completamento della ricerca (ad esempio, in conformità con le regole sulla condotta responsabile nella ricerca o con la legge).

7. Con chi condividiamo le vostre informazioni?

Siamo tenuti a fornirvi informazioni su con chi condividiamo i vostri dati personali.

Non condividiamo il vostro nome e indirizzo e-mail con altri contitolari del trattamento. Le risposte al sondaggio vengono inviate dall'Università di Oslo agli altri contitolari del trattamento.

8. Quali sono i vostri diritti?

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), avete una serie di diritti quando trattiamo i vostri dati personali. I vostri diritti sono limitati quando il trattamento viene effettuato per scopi di ricerca. Pertanto, potete leggere di seguito quali sono i vostri diritti in relazione al trattamento dei vostri dati personali nell'ambito della ricerca.

Diritti nell’ambito della ricerca

• Avete il diritto di richiedere la cancellazione dei vostri dati se tale cancellazione non rende impossibile o non ostacola seriamente il raggiungimento degli scopi della ricerca.

• Nel caso in cui dovessimo cancellare i vostri dati personali, siamo obbligati a informare tutti i destinatari dei vostri dati personali della cancellazione, a meno che ciò non si riveli impossibile o eccessivamente oneroso.

Potete esercitare i vostri diritti contattando il Prof. Kristoffer Kolltveit, Università di Oslo, kristoffer.kolltveit@stv.uio.no.

9. Come presentare un reclamo?

Il trattamento dei vostri dati personali e la vostra fiducia sono importanti per noi. Pertanto, speriamo che ci contatterete in caso di domande o se non siete soddisfatti del modo in cui trattiamo le vostre informazioni.

Se desiderate comunque presentare un reclamo in merito al trattamento dei vostri dati personali, potete contattare l'autorità di controllo in Danimarca:

Danish Data Protection Agency (Datatilsynet)

Carl Jacobsens Vej 35

DK-2500 Valby

List of Data protection officers (DPOs)

Australia, Australian National University: privacy@anu.edu.au

Denmark, Aarhus University: AU´s DPO-kontaktordning

Germany, Datenschutzbeauftragte für den Geschäftsbereich BMVg: DSBGBBMVg@bmvg.bund.de

Italy, LUMSA: dpo.lumsa@dpoprofessionalservice.it

Netherlands, Utrecht University: f.bohl@uu.nl

Norway, University of Oslo: personvernombud@uio.no