Budsjettering av forskningsreiser

Generelt

• I henhold til Statens personalhåndbok skal alle reiser gjennomføres på den måten som etter en totalvurdering er hurtigst og billigst for staten. I tvilstilfeller vurderer arbeidsgiver og arbeidstaker sammen hvilken reisemåte som er hurtigst og billigst for staten.
• Alle reiser og hotellopphold skal bestilles hos Berg-Hansen.

Konferanser med paper

• Du får dekket reise, opphold og konferanseavgift når du deltar på konferanser der du presenterer din egen, forskningsgruppens eller instituttets forskning.
• Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge gjelder for disse reisene. I departementets kommentar til bestemmelsen er det spesifisert at "Reiser som ansatte foretar for å presentere egne eller forskningsgruppens/instituttets forskningsresultater er tjenestereiser".
• Tjenestereiser utløser kostgodtgjørelse. Du må be om godkjenning av ledelsen - dvs. av den som har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) - før reisen finner sted.
• Alle måltider som er inkludert i hotelloppholdet og i konferanseavgften skal trekkes fra kostgodtgjørelsen, uavhengig av om du benytter deg av tilbudet eller ikke.
• Konferansemiddag dekkes av kostgodtgjørelsen. Det er ikke anledning til å kreve refusjon av utgifter til dette selv om du må betale for konferansemiddag i tillegg til konferanseavgiften.
• Utgifter til medlemsskap dekkes ikke, selv om dette gir rabatt på konferanseavgiften.

Andre forskningsreiser

• Det er mulig å få innvilget støtte som dekker hele eller deler av dokumenterte utgifter til reise og opphold ved forskningsreiser.
• Arkivreiser, reiser for å samle forskningsdata, feltarbeid, reiser i forbindelse med møter el. l. er stipend-/tilskuddsreiser og utløser ikke automatisk kostgodtgjørelse. Se Statens Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge.
• Ønsker du å få reisen godkjent som tjenestereise må du be om godkjenning på forhånd i søknaden om midler.
• Det er ikke mulig å få dekket utgifter til reiser til selvvalgt alternativt arbeidssted.