Møtet ble satt mandag 1. mars 2021 kl. 15.30, og hevet kl. 15.27. Møtet ble avholdt via Zoom.
Tilstede fra styret:
Magnus Gulbrandsen (styreleder)
Agnethe Dahl
Trym Nohr Fjørtoft
Asgeir Fløtre
John Erik Fossum
Geir Ove Kværk
Forfall: Bjørn Høyland.
Tilstede fra ARENA:
Daniel Naurin (senterleder)
Ida Hjelmesæth (administrativ leder)
Tilstede fra SV-fakultetet:
Fredrik Emil Olsbu (seniorrådgiver økonomi), under O-sak 3.
Ordinære saker
V-SAK 1: Godkjenning av dagsorden
Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes.
V-SAK 2: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 16. november 2020
Vedtak: Protokollen godkjennes.
Saksdokumenter:
Protokoll fra styremøtet 16. november 2020
V-SAK 3: Godkjenning av protokoll fra ekstraordinært styremøte 4. desember 2020
Vedtak: Protokollen godkjennes.
Saksdokumenter:
Protokoll fra ekstraordinært styremøte 4. desember 2020
Orienteringssaker
O-SAK 1: Hva skjer ved ARENA?
Senterleder Daniel Naurin orienterte innledningsvis om status for senterets prosjektsøknader. Prosjektet European Integration and National Law: A theory of administrative behaviour in complex institutional settings (COMPLEX), ledet av Erik Oddvar Eriksen, ble bevilget finansiering etter forrige søknadsrunde i NFR. Prosjektet vil tilsette en postdoktor og en stipendiat, og bevilgningen er i tråd med budsjetterte inntekter. Før årets søknadsfrist til NFR i februar ble det avholdt et internt søknadsseminar, der hele staben var invitert til å diskutere søknadene. Senterleder orienterte styret om de seks innsendte søknadene. Foruten disse, deltar ARENA-forskere i to prosjektsøknader som partnere. Svar forventes fra forskningsrådet i juni. Den pågående debatten i blant annet Khrono vedrørende forskningsrådets evalueringsmekanismer ble diskutert. Videre jobbes det med EU-søknader ved senteret, herunder søknad til ERCs starting grant-utlysning, søknad om nytt MSCA doktorgradsnettverk og samarbeidsprosjekt med juridisk fakultetet til Horizon-utlysningen. Andre orienteringssaker inkluderte Stine Hesstvedts disputas som ble gjennomført i januar, ARENAs planlagte doktorgradskurs A differentiated Europe and its implications som avholdes for første gang i mai under ledelse av John Erik Fossum og Jarle Trondal, samt planlegging for utleie av lokaler til C-REX fra medio april.
Styret anerkjente aktivitetsnivået ved senteret, tematikken i innsendte søknader og diskurte hvorvidt klimaspørsmål og det grønne skiftet vil kunne vurderes tettere knyttet til nye prosjektsøknader fremover.
Oversikt over øvrige orienteringssaker var vedlagt.
Saksdokumenter:
O-SAK 2: Sak om ARENAs økonomiske situasjon
Senterleder innledet med å takke styret for innspill og støtte i saken så langt og orienterte om status etter fakultetsstyremøtet i desember. Senterleder og flere andre ansatte ved ARENA fulgte møtet på Zoom, og beskrev kort opplevelsen av møtet. Senterleder har etter nyttår hatt to bilaterale møter med dekanen, og ARENA mottok 26. februar et brev fra fakultetet vedrørende videre prosess. Senterleder fremla brevet med tittelen "Oppfølging av sak om dimensjonering ARENA", der "Fakultetet ber derfor om at ARENA utarbeider et dokument der det redegjøres for senterets ønsker og planer, inkludert konkretiserte løsninger, for senterets utfordringer på kort og lang sikt". Det heter videre at dokumentet vil fremlegges for fakultetsstyret, at det er naturlig at ARENAs styre involveres i utarbeidelsen og at dokumentet kan leveres innen 15. august 2021, men at det kan gis mer tid dersom det er ønskelig.
Styret diskuterte hvordan senteret best handler videre med utgangspunkt i senterleders planer for svaret på bestillingen. Styret uttrykket for øvrig misnøye over å igjen ikke ha blitt informert om saken fra fakultetet, og vil følgelig levere en ny uttalelse til fakultetsledelsen og fakultetsstyret til fremlegg ved neste fakultetsstyremøte i mars.
O-SAK 3: Regnskap 2020
Administrativ leder orienterte kort om resultatet for ARENAs totalvirksomhet, som for 2020 ble svært likt prognosen fra november tilsa, om enn noe bedre, med 3,56 mill. kr. i merforbruk. Resultatet er med det 3,8 mill. kr. lavere enn opprinnelig budsjett. Ser man på ARENAs basisvirksomhet isolert, er det akkumulerte negative resultatet 6,4 mill. kr.
Innsparingen skyldes en kombinasjon av betydelig lavere driftskostnader, noe lavere personalkostnader (inkl. innsparing av administrativ stilling fra august), samt høyere inntekter enn budsjettert, primært fra GLOBUS-prosjektet.
Styret noterte senterets stabile utvikling til tross for et ekstraordinært år, og tok regnskapet til orientering.
Saksdokumenter:
O-SAK 4: ARENAs strategiarbeid fremover
Senterleder orienterte om planene for strategiarbeid fremover, herunder videreutvikling av årsplanen hvis hensikt er å styre virksomheten gjennom å definere mål og konkretisere handlingsplaner, på en måte som involverer ledelsen, styret og senterets ansatte. Arbeidet med årsplanen der fokus vil være på ambisjoner, prioriteringer og konkretisering, vil finne sted utover våren og forslag til ny plan vil fremlegges for styret i neste møte i mai. Styret inviteres til å være med i diskusjonene med staben om årsplanen.
O-SAK 5: Personalsaker
Oversikt over personalsaker siden forrige styremøte var fremlagt, og styret tok saken til orientering.
Unntatt offentligheten, jfr. Offentlighetsloven § 25.
Ordinære saker
V-SAK 4: Eventuelt
Ingen saker. Styreleder følger for øvrig opp et forslag til brev med uttalelse til fakultetsstyret som vil bli sendt øvrige styremedlemmer på sirkulasjon.
V-SAK 5: Styrets fem minutter
Saken utgikk og tas opp i neste møte dersom behov.