Protokoll fra styremøte 12. oktober 2020

Møtet ble satt 12. oktober kl. 15.30, og hevet kl. 16.50. Møtet ble avholdt via Zoom.

Tilstede fra styret:

Magnus Gulbrandsen (styreleder)

Asgeir Fløtre (nestleder)

Agnethe Dahl

Bjørn Høyland

Trym Nohr Fjørtoft

Geir Ove Kværk

Asimina Michailidou

Tilstede fra ARENA:

Daniel Naurin (senterleder)

Ida Hjelmesæth (administrativ leder)

Tilstede fra SV-fakultetet:

Fredrik Emil Olsbu (seniorrådgiver, økonomi), til og med O-sak 2.

Ordinære saker

Styreleder ønsket velkommen og inviterte ARENAs nye senterleder Daniel Naurin til å introdusere seg for styret.

V-SAK 1: Godkjenning av dagsorden

Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes.

V-SAK 2: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 11. mai 2020

Vedtak: Protokollen godkjennes.

Saksdokumenter:

Protokoll fra styremøtet 11. mai 2020

Orienteringssaker

O-SAK 1: Hva skjer ved ARENA?

Senterleder Daniel Naurin innledet om hva som skjer ved ARENA i høst. Senteret har ny senterleder fra 1. oktober, og Naurin har brukt ukene fra oppstart på å sette seg inn i virksomheten, dens økonomi og stab, og har invitert senterets ansatte til individuelle samtaler som del av dette. Samtalene vil danne grunnlag for fremtidig strategiarbeid hva gjelder forskningsagenda, arbeidsmiljø og finansieringsstrategier. Dette arbeidet vil også benytte og videreutvikle foreliggende årsplan. Videre har ARENA stadig fokus på nye prosjektsøknader og fremtidig finansiering.  Det avventes svar på inneværende års søknader til NFR i desember og planlegging av nye søknader skjer parallelt. Styret ber om et overordnet bilde på hva som kommer ut av ansattesamtalene til neste styremøte.

O-SAK 2: ARENAs økonomiske situasjon og prognose 2020

Administrativ leder rapporterte om status for prosessen omhandlende ARENAs økonomi ved fakultetet, samt senterets regnskap og oppdatert prognose per utgangen av august. Fakultetsstyret diskuterte ARENAs økonomiske situasjon i sitt møte i juni, der det ifølge protokollen fra møtet var "bred enighet i styret om at det bør utarbeides et notat med forslag til konkrete alternative løsninger med vurdering av fordeler, ulemper og risiki. Vurderingen bør skje i dialog med ARENA". Fakultetet oppnevnte en arbeidsgruppe som skal utarbeide dette notatet. ARENAs administrative leder er medlem av gruppen, men forøvrig er ARENA ikke involvert i arbeidet. Gruppen tar utgangspunkt i en rent økonomisk-administrativ kartlegging av ARENAs økonomiske utvikling, der faglige vurderinger og hensyn ikke medregnes. Dette skal ifølge fakultetet bli hensyntatt i et neste ledd, i en prosess som er omtalt som en "to-trinnsrakett". Gruppen har møttes fire ganger i perioden fra august til september, men per dato for ARENAs styremøte 12. oktober forelå det ikke et ferdig saksdokument fra arbeidsgruppen. Forøvrig ble regnskapet og prognosen gått gjennom i tråd med vedlagte saksnotat. Styret poengterte viktigheten av tydelige milepæler og det overordnede målet for søknadene i et større perspektiv. Det stilles videre spørsmålstegn ved at ARENAs styre ikke er informert om den pågående saken om senterets økonomi i fakultetsstyret, at underlagsdokumentasjonen blir delt i en administrativ-økonomisk og en faglig del, og at ARENAs styre ikke får anledning til å kommentere på dette underlagsnotatet før det skal opp i fakultetsstyret senere i oktober. Styreleder tar dette videre med fakultetsdirektøren. Andre diskusjonspunkter er mulige effekter av koronapandemien og ARENAs mulige handlingsrom med tanke på flytting av kostnader mellom poster. 

Styret tok saken forøvrig til orientering.

Saksdokumenter:

Oppdatert prognose

O-SAK 3: Status for oppfølging av årsplanen 

Styret var forelagt oversikt over status for oppfølging av tiltakene i ARENAs årsplan for 2020-2022. Det ble gjentatt hvordan årsplanen vil bli del av det strategiske arbeidet ved enheten fremover, og at endringer vil følge det videre arbeidet i samarbeid med staben. Styret ber om at forholdet mellom senteret og styret diskuteres, og det fremsettes spørsmål om status for SFF-søknaden. Dette settes opp som eget punkt på neste styremøte. Diskusjonspunktene omhandlet videre konkretisering av punkter i planen, viktigheten av å involvere staben, og at årsplanen bør være tydeligere hva gjelder yngre og midlertidige forskere og ansatte.

Styret tok med overstående kommentarer saken til orientering.

Saksdokumenter:

Oppfølging ARENAs årsplan

O-SAK 4: Personalsaker

Vedlagt fulgte oversikt over personalsaker siden forrige styremøte.

Styret tok saken til orientering.

Unntatt offentligheten, jfr. Offentlighetsloven § 25.

O-SAK 5: Øvrige orienteringssaker

Saksnotatet presenterte oversikt over øvrige orienteringssaker, herunder status for ulike søknadsprosesser, senterets daglige virke med koronatiltak og forestående disputas førstkommende torsdag. Styret understrekte viktigheten for staben at aktiviteter opprettholdes i den grad det er mulig, også sosiale sammenkomster, og forøvrig stadig tilpasse digitale løsninger i ny hverdag. Dersom det er mulig, ønsker styret at neste styremøte avholdes fysisk.

Styret tok saken til orientering.

Saksdokumenter:

Øvrige orienteringssaker

Ordinære saker

V-SAK 3: Eventuelt

Ingen saker innkommet.

V-SAK 4: Styrets fem minutter

Styrets interne diskusjon om styrearbeidet, uten ledelsen til stede. Ikke protokollført.

 

Publisert 15. apr. 2020 13:50 - Sist endret 3. des. 2020 08:17