Protokoll fra møte i ARENAs styre

Møtet ble satt 16. september kl. 15.40 i Johan P. Olsens rom i ARENAs lokaler i Sognsveien 68, og ble hevet kl. 16.45.

Tilstede fra styret:

Magnus Gulbrandsen (styreleder)

Asgeir Fløtre

Ingvild Marheim Larsen

Marit Eldholm (ansattrepresentant)

Johanne Døhlie Saltnes (ansattrepresentant)

Forfall: Steinar Stjernø.

Tilstede fra ARENA:

Erik Oddvar Eriksen (senterleder)

Ida Hjelmesæth (administrativ leder)

Ordinære saker

V-SAK 1: Godkjenning av dagsorden

Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes.

Orienteringssaker

O-SAK 1: Protokoll fra styremøtet 13. mai 2019

Saksdokumenter:

Protokoll fra styremøtet 13. mai 2019

O-SAK 2: Hva skjer ved ARENA?

Senterleder Erik Oddvar Eriksen informerte kort om nytt siden forrige styremøte i mai. Flyttingen fra Sognsveien til Gaustadalleen er nært forestående og tar mye tid og oppmerksomhet. Flytteprosessen går foreløpig etter planen og innflytting er planlagt til neste uke. Styrets neste møte vil således finne sted i nye lokaler. Høstens arrangementer er planlagt tilpasset flytteplanene, blant annet med redusert antall tirsdagsseminarer. Forøvrig var den avholdte REFLEX- workshopen i juni svært vellykket, der arbeidet vil munne ut i et bokprosjekt. Videre har ARENA lykkes med tilslag på to nye prosjekter i sommer, finansiert av H2020. De innvilgede prosjektene har titlene Differentitation: Clustering Excellence (DiCE) og Trust in Governance and Regulation in Europe (TIGRE), og førstnevnte ledes fra ARENA av John Erik Fossum og sistnevnte av Jarle Trondal og Tobias Bach. DiCE er et samarbeidsprosjekt mellom institusjoner som har fått finansiering for koordinatorprosjekter innenfor samme tematikk, og i TIGRE leder ARENA en arbeidspakke der administrasjonsgruppen ved senteret deltar. Forøvrig er en prosjektsøknad til høstens ERC Advanced Grant-utlysning sendt inn, og det planlegges en søknad til hver av de kommende utlysningene for Starting- og Consolidatorgrant. I tillegg arbeides det med en søknad om et nytt ITN med nytt konsortium ledet fra ARENA. Det er foreløpig uavklart om noen av vårens søknader til NFR får tilslag. Videre informerte senterleder om arrangementer siden sist. ARENA deltok i sommer med to arrangementer under Arendalsuka, ett om brexit og ett om Europaparlamentsvalget. Prosjektene EU3D og Benchmark arrangerer et større brexitarrangement om den norske modellen, som starter med EU3Ds Future of Europe Lecture 18. september med Storbritannias tidligere EU kommisær Sir Ivan Rogers, etterfulgt av en to-dagers konferanse i Forskningsparken.

Det planlegges videre jubileumskonferanse 18. november på Litteraturhuset, for å markere ARENA 25 år. Temaer vil blant annet inkludere populisme, hva som skjer i EU etter valget, etterfulgt av en sesjon om forskningen ved ARENA som svarer til disse problemstillingene. Styret roser søknadsaktiviteten og tar for øvrig saken til orientering. Det påpekes at neste styremøte faller på samme tidspunkt som jubileumskonferansen. Styremøtet forskyves dermed med en uke, til mandag 25. november, da i ARENAs nye lokaler i Gaustadalleen 30.

Ordinære saker

V-SAK 2: Administrasjonsreglement for ARENA Senter for europaforskning

Styret diskuterer det oversendte forslaget fra dekanatet ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet gjeldende nytt administrasjonsreglement for senteret. Hensikten har vært klargjøring av vedtektene inkludert dets omtaler av organisering, styringsstruktur og rekruttering av ledelse. I reglementet foreslås også endring i styresammensetningen. Reglementet er ment å erstatte senterets nåværende mandat for styret. Den overordnede hensikten synes å være å sikre senteret en god integrering i fakultetets øvrige virksomhet.

Styret er i hovedsak opptatt av to aspekter i forslaget: Endringen fra å ha eksterne representanter til et rent UiO-internt styre, samt opprettelsen av et strategisk faglig råd. Styret mener dessuten at forslaget ikke er godt begrunnet. Det synes som at hensikten er at ARENAs styre skal bli likere UiOs styrer for øvrig, mens utfordringen med at styret har lite vedtaksmyndighet ikke endres. Det noteres at det beskrives hvordan styret skal behandle og ikke beslutte. I en slik situasjon oppfatter styret at det er viktig med eksterne medlemmer.

Styret påpeker at det er viktig å tilrettelegge for faglighet, men at å ha to organer synes lite hensiktsmessig. Dette øker faren for dobbeltarbeid, for administrativt ekstrarbeid, og vil kunne gjøre det vanskeligere å både fatte beslutninger, samt å skape engasjement og interesse. ARENA er en forholdsvis liten enhet. Forslaget synes å gå i forskningspolitisk feil retning, og fremstår som i utakt med tiden. Styret ber også om klargjøring av hvor mange perioder styret kan sitte ifølge det nye reglementet, da dette er ikke uttalt.

Styret ved ARENA ber om følgende endringer:

1. Det foreslås at styrets sammensetning opprettholder dagens ordning med eksterne medlemmer og at ny sammensetning gjøres på følgende måte:

Sammenslåing av kategori A og B som de er beskrevet til én kategori på to medlemmer (én fra A og én fra B) og opprettelse av ny kategori med to eksterne medlemmer. På denne måtes opprettholdes det odde antall styremedlemmer.

2. Forslaget om et eksternt faglig råd forkastes.

3. Følgende ordlyd tillegges i §2 og  §8:

§2: Senteret ledes av et styre som oppnevnes av fakultetet, ETTER FORSLAG FRA SENTERLEDER VED ARENA.

§8: Styret skal ha en leder og en nestleder. Disse oppnevnes av Det samfunnsvitenskapelige fakultet ETTER FORSLAG FRA SENTERLEDER VED ARENA.

Forutsatt imøtekommelse av ovenstående punkter, vil styret godkjenne fakultetets forslag til nytt administrasjonsreglement ved ARENA.

Styreleder oversender ARENAs innstilling til fakultetet.

Saksdokumenter:

Notat

Forslag til administrasjonsreglement

Vedtaksforslag: Forutsatt imøtekommelse av ovenstående punkter, godkjenner ARENAs styre forslaget til administrasjonsreglement for ARENA Senter for europaforskning.

V-SAK 3: Kunngjøring av stilling som senterleder ved ARENA

Fakultetet tar sikte på å kunngjøre åremålsstillingen som senterleder ved ARENA så snart som mulig, og har bedt ARENAs styre behandle forslag til kunngjøringstekst. Stillingen er faglig/administrativ og følger ikke ansettelsesprosedyrene for vitenskapelige stillinger. Forutsatt ARENAs styres godkjennelse av kunngjøringsteksten, vil denne behandles i fakultetsstyremøtet 27. september.

Styret diskuterer hvorfor ordlyden under kvalifikasjoner lyder "Forskerkompetanse tilsvarende førsteamanuensis eller seniorforsker", og ikke førstestilling- eller professorkompetanse. Styret påpeker at det er viktig at teksten virker attraktiv også for søkere som ikke kjenner UiO. Videre påpekes det at det står beskrevet som et krav at søkere må ha erfaring med "søknadsarbeid og styring av prosjekter fra norske og internasjonale finansieringskilder". Dette kan misforstås og foreslås derfor endret til "erfaring med søknadsarbeid og prosjektledelse". Det påpekes også at det bør oppdateres at ARENAs administrasjon er gått fra seks ansatte da teksten ble skrevet til fem idag.

Styret er videre opptatt av tidsperspektivet og habilitetshensyn i tilsettingsprosessen.

Styreleder tar dette videre med fakultetsledelsen.

Saksdokumenter:

Notat

Kunngjøringstekst

Vedtak: ARENAs styre godkjenner vedlagte forslag med foreslåtte endringer til kunngjøringstekst for senterlederstillingen ved ARENA Senter for europaforskning og anbefaler overfor fakultetsstyret at teksten blir vedtatt.

O-SAK 3: Regnskap per august 2019 og oppdatert prognose

Administrativ leder går gjennom regnskapet og den oppdaterte prognosen. Tallene viser at virksomheten påløper som planlagt, og hovedendringen i prognosen fra forrige styremøte er at det her er hensyntatt fordeling for neste år. Det diskuteres kort utfordringer med ekstern finansiering, langtidsplanlegging og stadige nye ramme- og ABE-kutt. Styret tar saken til orientering.

Saksdokumenter:

Oppdatert prognose

O-SAK 4: Personalsaker

Styret tok oversikten over personalsaker siden forrige styremøte til orientering.

Unntatt offentligheten, jfr. Offentlighetsloven § 25.

O-SAK 5: Øvrige orienteringssaker

Styret tok oversikten til orientering.

Saksdokumenter:

Øvrige orienteringssaker

V-SAK 3: Eventuelt

Ingen saker.

Publisert 25. apr. 2019 12:00 - Sist endret 27. nov. 2019 08:48