Reiser

Før reisen

Utgifter til visum føres eventuelt på som en del av reiseregningen.

Godkjenning

Alle tjenestereiser må godkjennes på forhånd. Reisen skal være godkjent av nærmeste overordnede dersom den vil koste mer enn 5000,- kr. Søknad med budsjett for reisen leveres til kontorsjef.

Hvis du skal benytte egen bil må du få godkjenning av dette i forkant av reisen, ta kontakt med kontorsjef.

Bestilling av flybilletter/togbilletter

Billettene bestilles gjennom UiOs avtaler, og faktureres SAI direkte. Mer informasjon finnes på UiOs side om reiser.

Du benytter 170900 for bestillerkode og følgende fakturaadresse:

Universitetet i Oslo
Regnskapsseksjonen – Sentralt fakturamottak
Postboks 1074 Blindern
0316 OSLO

Bestilling hotell

Du kan også bestille hotell gjennom reisebyrået HRG, se punktet over.

Forskudd tjenestereise / Betaling av kostnader lang tid i forveien

Som UiO ansatt anbefaler vi at du bruker kredittkort til å legge ut for diverse utgifter ved reiser. De fleste kredittkortene har også en reiseforsikring inkludert.

For mer informasjon om forskudd ved UiO, se denne siden. 

Forsikringer

Ved tjenestereise er du forsikret igjennom statens ordninger: Se følgende regler i regulativ for reiser innenlands (§13) / regulativ for reiser utenlands (§12). Se Statens personalhåndbok omtale av forsikring i forbindelse med reise. Fra 1. januar 2005 er Europeisk helsetrygdkort eneste gyldige dokumentasjon for retten til å få dekket utgifter til helsetjenester som blir nødvendige under oppholdet.

Siden UiO er selvassurandør, har du normalt ikke anledning til å tegne reiseforsikring på UiOs regning, du må evt. betale den selv.

Fraværsmelding

Husk å legge inn melding i e-postsystem: Autosvar/ferie- og fraværsmelding

og sende fraværsmelding til bortemelding@sai.uio.no.

Under reisen

Spar på samtlige kvitteringer for utlegg du vil ha dekket som hotell, taxi/offentlig kommunikasjon, mat/restaurant, fly, registreringsavgift for konferansen etc.

Nyttige lenker i forbindelse  med tjenestereiser finner du i høyre marg på denne siden.

Etter reisen

Du får dekket dine utgifter etter Statens Reiseregulativ. Disse ligger i systemet i HR-portalen der du fører reiseregning. Etter reisen skal du snarest, og i løpet av èn måned levere reiseregning. Mer informasjon om reiseoppgjør.

Bruk av drosje

Når drosje benyttes så må det i kommentarfeltet forklares hvorfor. (Hvorfor drosje og ikke kollektivt er benyttet). Hvis det har vært flere i drosjen, skriv opp navn på medpassasjerer.

Før innlevering

Etter at du har ført reiseregning i HR-portalen, skal du skrive ut skjemaet og signere. Alle originalkvitteringer skal som hovedregel vedlegges dette skjemaet. Alt leveres så i posthylle merket 'Økonomi/bilag'.

Det er viktig at du fyller ut skjemaet korrekt og vedlegger alle nødvendige kvitteringer. Er det mangler ved reiseregningen kan dette føre til forsinkelse i utbetaling. Har du spørsmål rundt utfyllingen av reiseregninger hjelper økonomikonsulenten deg gjerne, bare ta kontakt.

Feltarbeid og reisegodtgjørelse

Det er vedtatt egne regler for bruk av driftsmidler og dekking av kost på feltarbeid.