Rutiner for eksternt finansierte prosjekter ved Sosialantropologisk Institutt, UiO

Det er laget en håndbok for eksternt finansierte prosjekter ved UiO som alle som jobber med slike prosjekter bør sette seg inn i. I denne håndboken vil du finne oppdatert regelverk og rutiner rundt Eksternt finansierte prosjekter.

 

Det finnes mer informasjon om forvaltningen av eksterne prosjekter under linken Eksterne prosjekter.

Dette notatet tar for seg noen av disse rutinene, samt tilpasninger og konkretiseringer ved Sosialantropologisk Institutt.

1. Søknadsbudsjettering
Det faglige innholdet i søknaden skal utarbeides av prosjektleder. Administrasjonen ved kontorsjef og økonomikonsulent vil bidra med utformingen av budsjettet. Alle som planlegger å søke om eksterne midler bør avklare og kvalitetssikre sin prosjektide med instituttleder før de starter den detaljerte planleggingen. Instituttleder må vurdere prosjektet i forhold til instituttets strategi, samarbeids- og ressurssituasjon.
Følgende punkter er spesielt viktige når prosjektleder og enhet sammen setter opp budsjettet, og når ledelsen skal godkjenne prosjektet:
1. Hvor stor andel av din forskningstid skal prosjektet ta? Dreier det seg om egen forskning eller forskningsledelse? Skal andre ved enheten delta, og i hvilket omfang? Vil prosjektet involvere behov for frikjøp? Andelen av egen forskningstid som legges inn i prosjektet skal godkjennes av instituttleder på forhånd.
2. Krever prosjektet bruk av rom eller andre ressurser fra din enhet? I hvilket omfang? Er det ledig kapasitet? Krever prosjektet utvidet arealbehov?
3. Hvor stor er søknaden totalt? Hvor stor er andelen som forvaltes av UiO? Hvor mange årsverk inngår som UiOs innsats, og hvor mye av er tillegg til din egen innsats?

Det er spesielt tre forhold en må være oppmerksom på ved budsjettutarbeidelse i en prosjektutviklingsfase.
1. For det første er det et overordnet krav om at alle prosjekter skal totalbudsjetteres. Med det menes at alle kostnader som relateres til prosjektet, både direkte og indirekte, skal budsjetteres og synliggjøres. Dette innebærer at alle indirekte kostnader og en eventuell egeninnsats skal tas med i budsjettet allerede i planleggingsfasen. Videre må det settes opp en finansieringsplan for hvordan kostnader søkes dekket, for eksterne kilder, ved egenandel etc.
2. For det andre vil arbeidet med budsjetteringen være styrt av hvem som finansierer prosjektet og de retningslinjer for budsjettering som finansieringskildene legger opp til. (Et eksempel på dette er NFR, som benytter egne rundsummer for finansiering av årsverk i ulike stillingskategorier, uavhengig av de faktiske lønnskostnadene i prosjektet.)
3. For det tredje er det et absolutt krav om at alle oppdragsprosjekter skal fullfinansieres av ekstern oppdragsgiver. De fleste prosjekter ved SAI er såkalte bidragsprosjekter og faller dermed ikke inn under dette kravet.

Indirekte kostnader og dekningsbidrag
De indirekte kostnadene er utgifter UiO har ved bygningsdrift (lys, varme og vedlikehold), it-infrastruktur, bibliotektjenester, lokal og sentral administrasjon, laboratorier, teknisk- og it-støtte. De indirekte kostnadene dekkes i utgangspunktet av UiO, men det er en overordnet målsetning at eksternt finansierte prosjekter skal dekke størst mulig andel av disse kostnadene for de arealer, tjenester etc. prosjektet benytter. For oppdragsprosjekter er det et krav at alle indirekte kostnader skal dekkes.
Dekningsbidraget svarer til den delen av prosjektbevilgningen som trekkes fra for å dekke de indirekte kostnader et prosjekt forbruker. De indirekte kostnadene kan variere betydelig avhengig av type prosjekt. Omfanget av de indirekte kostnadene er på sin side helt uavhengig av betalingsvilligheten til finansieringskildene.
Fra 1.5.2007 er det innført nye regler og satser for indirekte kostnader, som omfatter både den personlige arbeidsplassen og evt. teknisk infrastruktur. For forskningsmiljøer uten spesielle krav til teknisk infrastruktur er denne summen 184 000 per årsverk per år (per november 2007. Denne satsen endres hvert år, og det er viktig å holde seg oppdatert via Håndboken).
Egenandel
Egenandel er det enheten bruker av egne midler eller ressurser, som oftest av grunnbevilgningen, for å kunne gjennomføre prosjektet. På bidragsprosjekter utgjør egenandelen differansen mellom totalkostnadene og bidraget fra den eksterne finansieringskilden. Hvis dekningsbidraget settes lavere enn satsen for prosjektet, eller bare deler av de indirekte kostnadene dekkes av prosjektet, må differansen dekkes gjennom enhetens egenandel. En slik budsjettering må godkjennes av instituttleder/styre.
Egenandel er også lønn for arbeidskraft som arbeider med prosjektet uten direkte å være lønnet av prosjektet. Dette omfatter også deres indirekte kostnader og evt. teknisk infrastruktur. Egenandelen er altså alle ressurser som kanaliseres inn i prosjektet og som ikke er dekket av prosjektbevilgningen(e).

Budsjetteringsverktøy i prosjektutviklingsfasen
Ved utarbeidelse av en søknad skal UiOs budsjetteringsmaler brukes.
Dette verktøyet benyttes som et internt hjelpemiddel for utforming av budsjetter i utviklingsfasen. Budsjettet må senere føres over i de søknadsskjemaene som benyttes hos den enkelte finansieringskilde.

Før søknader blir sendt, eller det inngås forhandlinger med en eventuell finansieringskilde, skal budsjettene alltid godkjennes av prosjekteieren (instituttleder/bestyrer). Prosjekteieren bestemmer også nivået på dekningsbidraget og hva enheten kan gå inn med som egenandel.

Søknaden skal alltid godkjennes av prosjekteier (ved instituttleder og kontorsjef) før den sendes.

2. Arkivering
Det lokale delarkivet som prosjekteieren er tilknyttet skal ha ansvar for arkivfaglig oppfølging av prosjektene.
Når prosjektlederen sender søknader (inkludert elektroniske søknader) må det sendes to papirkopier til arkivet via den administrative saksbehandleren. Arkivet oppretter da en sak på grunnlag av søknaden. Selve søknaden blir det første dokumentet i saken. I all videre korrespondanse med finansieringskilden må korrespondansen holdes på institusjonsnivå og ikke stiles til enkeltpersoner. All inngående og utgående korrespondanse må gå via arkivet for registrering.

3. Prosjektetablering
Når en søknad innvilges eller når en forespørsel om et oppdrag kommer, skal tilsagnet sendes til prosjekteier.
For de fleste prosjekter kan en standardkontrakt brukes og signeres av prosjekteieren (instituttleder/bestyrer). Hvis en standardkontrakt ikke kan benyttes, skal Forskningsadministrativ avdeling bidra med juridisk kompetanse.
Prosjektet må opprettes av det administrative støtteapparatetet, og bli tildelt et prosjektnummer tilpasset prosjektets klassifisering.
Utarbeiding av prosjektbudsjettet
Hvis søknaden innvilges og SAI tildeles midler, starter man opp med budsjetteringen helt på nytt igjen. I denne fasen er det viktig å huske på at budsjettet man laget da man søkte, kun er veiledende. Årsaken er for det første at det innvilgede beløpet kan være mindre enn det beløpet vi søkte på. Da må det i så fall forhandles om hvor man skal kutte i prosjektet. Dessuten må budsjettet i denne fasen være mye mer detaljert. Det er i denne sammenhengen viktig å huske på at hvis det er innvilget rundsummer til f.eks postdoc eller stipendiat, er det ikke slik at hele denne rundsummen tilfaller personen som har søkt om den. Denne rundsummen skal dekke både driftsmidler og indirekte kostnader, og lønnstrinnet til den som skal tilsettes fastsettes av instituttleder.
I tillegg til årsbudsjettene anbefales det å lage et budsjett for hele prosjektperioden.
Før budsjettet endelig vedtas, må følgende momenter avklares:
- Det må bestemmes om det skal tilsettes noen på prosjektet, om stillinger skal lyses ut, når det er ønskelig med tilsetting, og hvor lang tilsettingsperioden skal være. Utlysningstekster må godkjennes av instituttstyret, og det er også der tilsettingsvedtakene fattes.
- Størrelsen på driftsmidler til de som skal ansettes på prosjektet må fastsettes (i utgangspunktet samme behandling som fast ansatte ved SAI hvis tildelingen tillater det, ved behov kan man bli enige om større mengde driftsmidler).
- Avtaler om eventuelle frikjøp av fast ansatte inngås og tidspunkter for dette fastsettes.
- Det inngås avtaler om hvordan midler skal overføres til evt andre deltakere i prosjektet utenfor SAI.
- Det forberedes sak til styret på en evt. delfinansiering fra SAI. Dette bør gjøres før budsjettet vedtas endelig.
- Prosentsatsen for overhead fastsettes. Prosentsatsen fastsettes av instituttleder/kontorsjef. Prosentsatsen avhenger av størrelsen på delfinansieringen som SAI har vedtatt å bidra med. Satsen må regnes ut og skal tilsvare indirekte kostnader minus SAIs egenandel.
- Prosjektets budsjett (årsbudsjetdt og langtidsbudsjett) bør til slutt godkjennes av styret.

4. Teknisk prosjektopprettelse
Alle eksternt finansierte prosjekter må registreres og gis et prosjektnummer. Prosjektnummeret gjør det mulig å kanalisere midlene til prosjektet gjennom økonomisystemet. Prosjektopprettelsen skal, av hensyn til fakturaer og lønnsutbetalinger, foretas så raskt som mulig. Før prosjektet opprettes skal prosjekteieren (enhetens faglige leder) godkjenne prosjektet.
Det skal benyttes et web-skjema for prosjektregistrering. Det er kun autoriserte brukere (som økonomikonsulenten, eller tilsvarende ved enheten) som kan sende web-skjema for opprettelse av prosjekt til regnskapsseksjonen. Det oppfordres til at man leser hjelpeteksten i web-skjema nøye.

5. Oppfølging underveis i prosjektet
Før prosjektet starter opp må ansvars- og myndihetsfordeling mellom prosjekteier og prosjektleder avklares.
Det anbefales at det ved større prosjekter opprettes en styringsgruppe. Gruppen bør bestå av representanter fra prosjektet og administrasjonen ved SAI. Denne styringsgruppen bør møtes jevnlig for å få en oppdatering på økonomien i prosjektet, diskutere forhold rundt de pålagte rapporteringene, samt andre forhold knyttet til styringen av prosjektet (forsinkelser, revidering av budsjetter osv).