Tilstede fra styret:
Magnus Gulbrandsen (styreleder)
Ingvild Marheim Larsen
Marit Eldholm (ansattrepresentant)
Espen D. H. Olsen (ansattrepresentant)
Tilstede fra ARENA:
Erik Oddvar Eriksen (senterleder)
Ida Hjelmesæth (administrativ leder)
Forfall:
Jan Hjelle
Steinar Stjernø
Ordinære saker
V-SAK 1: Godkjenning av dagsorden
Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes.
V-SAK 2: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 21. november 2016
Vedtak: Protokollen godkjennes.
Saksdokumenter:
Protokoll fra styremøtet 21. november 2016
Orienteringssaker
O-SAK 1: Hva skjer ved ARENA?
Senterleder Erik Oddvar Eriksen innledet. ARENAs årsrapport for 2016 er nylig utgitt og ble distribuert i møtet. Oppdateringer fra GLOBUS, PLATO og REFLEX-prosjektene fulgte deretter. Mulige grep for fortgang i tilsettingsprosesser etter erfaringer med tilsettinger i REFLEX og PLATO-prosjektene ble diskutert. Nye søknadsinitiativ til følgende utlysninger ble presentert; ERC Advanced Grant, UiO:Norden, NFRs DEMOS-program og et individuelt Marie-Curie postdoktorstipend. Det blir videre diskutert hvorvidt ARENA skal søke den neste tematiske H2020-utlysningen. Innført kompensasjonsordning for koordinatorprosjekter ved UiO ble videre tatt opp, der det per i dag er uklart om ARENAs oppstartede prosjekter vil falle innunder ordningen. Videre ble dekanens kakelister diskutert, samt nytilsettinger siden sist. Styret diskuterte hvor utfordringer i tilsettingssaker ligger, og oppfordret ARENA til å tenke mer mot faste stillinger og langsiktig planlegging der dette er mulig. Erfaringen fra PLATO viser at tiden fra utlysning til tilsetting kan forkortes betydelig innenfor gjeldende rammer.
O-SAK 2: Oppfølging årsplan 2017
Senterleder innledet kort. Styret foreslår innføring av satte tidspunkt for stabsmøter/seminar gjennom året for regularitet og forutsigbarhet. For øvrig ble oppfølging av planen tatt til etterretning.
Saksdokumenter:
O-SAK 3: Årsregnskap 2016, regnskap per april og oppdatert prognose
Senterleder og administrativ leder gjennomgikk årsregnskapet for i fjor, regnskap hittil i år og oppdatert prognose, og beskrev den økonomiske situasjonen som stabil og at virksomheten i hovedsak forløper som planlagt. Avvik fra budsjettet i 2016 skyldtes i stor grad periodiserte inntekter, med forsinkede innbetalinger fra NFR grunnet kontraktsendringer i flere løpende prosjekter. Øvrige avvik skyldes en nytilsetting i administrasjonen fra august, økt vitenskapelig assistanse på grunn av økt aktivitiet i prosjektene, samt et høyere lønnsoppgjør enn forventet. Regnskapet for åres fire første måneder viser at virksomheten videre forløper som planlagt, og avvik skyldes i stor grad også nå periodiserte inntekter, samt mindre forskyvinger i nytilsettinger i forhold til budsjett. Styret diskuterer hvorvidt avviket fra NFR er forventet, og hvordan enheten planlegger videre. Det understrekes at samtlige prosjektforpliktelser vil bli overholdt innen prosjektenes levetid, og at kontraktsfestede inntekter således vil innkomme. Forsinkelser i utbetalinger også fremover kan måtte påregnes, uten at dette gir grunn til bekymring.
Saksdokumenter:
O-SAK 4: Personalsaker
Styret tok notatet om personalsaker til orientering. Saksdokumentet er unntatt offentlighet, jfr. Offentlighetsloven § 25.
O-SAK 5: Øvrige orienteringssaker
Styret diskuterte publikasjonstallene for 2016, møte om publikasjonskanaler, samt arealutfordringer i møtet. For øvrig tok styret notatet om øvrige orienteringssaker til orientering.
Saksdokumenter:
Ordinære saker
V-SAK 3: Eventuelt
Ingen saker under eventuelt.